ChatGPTを社内で使い始める前に、決めておくこと

生成AIを社内で使ってみよう、というところまでは早く決まります。止まるのはその後です。理由は技術ではなく、決めごとが足りていないことにあります。

最初に決めるのは「どの作業に使うか」ひとつだけ

全社で使いましょう、から入ると失敗します。誰がいつ何に使うかが決まらないまま、アカウントだけが増えるからです。

先に決めるのは、社内で時間がかかっている作業をひとつ選ぶこと。求人原稿の下書き、問い合わせメールの返信文、議事録の整理、商品説明文のたたき台。どれも、人が最終確認する前提なら、下書きを任せられる部分があります。

入れてはいけない情報を、先に線引きする

やってはいけないことを後から言うと、使う側は萎縮して使わなくなります。先に短い線引きを作っておくほうが、結果として使われます。

最低限、取引先の名前と連絡先、個人情報、社外に出していない価格や原価。この3つを入れないと決めるだけでも、当面は動けます。利用しているサービスに、入力内容を学習に使わせない設定があるかどうかも確認しておきます。

最終判断は人がする、を明文化する

生成AIは、下書きと整理には強い。判断には向きません。判断の材料を揃えるところまでを任せ、決めるのは人がやる。この線を最初に引いておかないと、出てきた文章をそのまま送ってしまう事故が起きます。

続かない導入の共通点

使い始めたが1か月で止まった、という話を耳にします。振り返ると、たいてい次のどれかです。

• 作業を選ばずに、道具だけ配った
• うまくいった使い方が、本人の中にしか残っていない
• 試した結果を誰も見ていないので、良かったのか分からない

対策はどれも地味です。作業を1つに絞る。うまくいった指示文をそのまま共有ファイルに貼っておく。2週間後にもう一度集まって、時間が減ったかどうかだけ確認する。この3つで、止まる確率はかなり下がります。

東京の事例が参考にならない理由

AI活用の話は東京発のものが多く、前提となる人数も予算も業種も違います。20人の会社で回っている仕組みが、5人の会社でそのまま動くことはあまりありません。自分たちの規模と業種に置き換える作業が要ります。